Een belangrijke zaak bij het invoeren van een verandering in de school is de communicatie. Zowel binnen de school als daarbuiten is het gewenst de diverse betrokkenen op de hoogte te houden van de plannen en ontwikkelingen. Intern kunt u denken aan docenten, maar ook de ouders en de leerlingen. Extern aan de roc’s , de gemeente of de provincie, het bedrijfsleven e.d. Een goede communicatie vergroot het draagvlak en bevordert de slaagkans.

Waarom communiceert u?
U communiceert met interne en externe partners over uw voornemen een nieuw onderwijsprogramma in te voeren. U wilt deze partners informeren omdat deze partners moeten bijdragen aan de concretisering van uw voornemen.
• Geef aan waarom u dit met initiatief begonnen bent.
• Geef aan wat u wilt bereiken.
• Wat moet het nieuwe regionale programma opleveren?
• Geef aan voor wie het iets moet opleveren.
• Geef aan waarom u juist hen bij uw initiatief betrekt.
• Geef aan wat en waarom u dat van hen verlangt.
• Werken vanuit een gezamenlijke win/win situatie levert in veel gevallen veel meer en eenvoudiger een samenwerking op, dan wanneer er alleen vanuit uw perspectief ontwikkeld wordt. Zoek daarom altijd samen met uw partners naar de gemeenschappelijke opbrengst.

Om te komen tot draagvlak is het noodzakelijk dat u vroegtijdig contacten legt met het vervolgonderwijs en het regionale bedrijfsleven. Het draagvlak moet in operationele, tactische en strategische lagen van de deelnemende organisaties aanwezig zijn. Met al deze lagen zult u, of uw partners, moeten communiceren.

Stel u zelf steeds de vraag 'wat gebeurt er als ik NIET communiceer?' Tenslotte: een leuke manier om snel een aantal van bovenstaande keuzen te maken en deze direct te gebruiken is het maken van een aanzet tot een > communicatieplan

Met wie communiceert u?
Er zijn verschillende partners met wie u communiceert. We onderscheiden partners buiten de school en medewerkers van de school. We kunnen 4 groepen onderscheiden:

Meedenkers
De frequentie van de communicatie zal vooral in de beginfase van het project groot zijn. U zult hen veel moeten informeren cq. mee laten denken over wat er op welke manier ontwikkeld wordt. Wat zijn daarvan de consequenties op bijvoorbeeld inhoudelijk gebied, organisatie, personeelsgebied e.d.

Meebeslissers
Meebeslissers zullen vooral in de formele zin geďnformeerd moeten worden. Zij zullen mee moeten kunnen beslissen op een aantal, voor hen, relevante ontwikkelingen. Informeer hen dan volledig, op tijd (denk aan procedures e.d.) en regelmatig. De frequentie en de vorm waarin gecommuniceerd wordt is afhankelijk van de rol die zij spelen in de beslissingen voor uw initiatief. De beslissing om een nieuw programma te ontwikkelen is in eerste instantie uw verantwoordelijkheid, maar na het vmbo moeten de leerlingen door kunnen in het mbo. Het is dan wenselijk om het roc zo snel te betrekken bij uw initiatief.

Meedoeners
Regelmatige communicatie met de partners die meedoen is belangrijk. Niet alleen over de inhoudelijk ontwikkelingen, maar ook over de procesmatige kant van de zaak. Geef aan wat van hen verlangd wordt en waarom en wanneer er wat van hen wordt verlangd.

Meeweters
Een deel van uw partners zullen alleen moeten weten dat u met uw initiatief bezig bent. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de ouders van uw huidige leerlingen, de aanleverende scholen. Ook met hen zult u regelmatig moeten communiceren.
De ontwikkeling van een nieuw onderwijsprogramma verloopt gefaseerd
• initiatieffase: het idee
• definitiefase: antwoord op het 'wat'
• ontwerpfase: antwoord op het 'hoe'
• voorbereidingsfase: antwoord op hoe programma te maken
• realisatiefase: het ontwikkelen cq. invoeren van het (regionale) programma
• nazorgfase: hoe het ontwikkelde of ingevoerde programma verbeterd en verankerd kan worden. Bepaal per fase wie u op welke manier waarover moet informeren.

> terug naar boven

Wat en wanneer communiceert u?
• Wat u communiceert is afhankelijk van partner met wie u communiceert. Is het alleen informatie die u meedeelt of moet men ook mee kunnen praten, denken cq. beslissen.
• Ook het moment van communiceren is per doelgroep anders. Meebeslissers zullen veelal eerder geďnformeerd moeten worden, omdat het proces van beslissen vaak veel tijd kost. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de consequenties voor het vervolgonderwijs in het kader van de doorlopende leerlijn.

Op welke wijze communiceert u?
Er zijn verschillende manieren waarop u kunt communiceren. Het kan zijn in gesprekken en discussies, brainstormsessies etc. Maar ook in de vorm van nieuwsbrieven, presentaties, ontmoetingen binnen een netwerk. Communicatie is afhankelijk van de boodschap en de doelgroep. Met meedenkers zult u vooral veel telefonisch contact hebben en/of via de e-mail. De contacten zijn snel en veelvuldig. In tegenstelling tot bijvoorbeeld de groep 'meeweters'. Met hen zult u via website, informatiebulletins, schoolkrant kunnen communiceren.

> terug naar boven

Op welk moment communiceert u?
Het moment van communiceren is ook afhankelijk van de fasen waarin uw plannen zich bevinden. Spreek in een vroeg stadium af wanneer er gecommuniceerd wordt. Zorg voor regelmatige communicatie; lijkt er niet veel (inhoudelijk) te melden te zijn, informeer de partners dan over de procesvoortgang. Geen informatie kan leiden tot onzekerheid.

Hoe communiceert u?
Hierbij gaat het niet alleen om de vorm, maar ook om stijl. Houd daarbij rekening met uw doelgroep. Met leerlingen is andere communicatie gewenst dan bijvoorbeeld met de Kamer van Koophandel.

Instrumenten
> Communicatieplan in 9 stappen
> Communicatiegereedschap bij Wijzer Advies
> Voorbeelden communicatieplan

Tips
• Maak contact met doelgroepen om hun behoeften in kaart te brengen
• Voer, voorzover dat nog niet is gedaan, een pre-test uit van ontwikkelde ideeën
• Benoem communicatieverantwoordelijke
• Gebruik ook reeds bestaande communicatiemiddelen
• Herhaal nut/noodzaak, resultaat en doel
• Bij onzekere inhoud: focus op proces
• Projectmijlpalen als communicatiemijlpalen

Enkele valkuilen
• Regionale omgeving/samenwerkingspartners niet in kaart gebracht
• Geen duidelijke keuze doelgroepen
• Radiostilte, omdat er niets te vertellen is
• Project klaar, communicatie klaar
• Geen afspraak over wie communiceert
• Communicatie alleen is niet genoeg voor draagvlak
• We kennen de doelgroepen ook zonder onderzoek
• Onduidelijkheid over rollen doelgroepen
• Slecht één type middel inzetten

> terug naar boven